Hvorfor firekolonnesystemet

Meglerforetakets oppgjørsavdeling fører hvert bilag på en kundespesifikasjon som speiler det regnskapsmessige forholdet mellom partene og klientkontoen. BI bruker et firekolonnesystem med kolonnene Selger, Kjøper, Utlegg og Klientkonto. Hvert bilag føres med debet i én kolonne og kredit i en annen, slik at summen av debet og kredit alltid stemmer på tvers.

Grunnregel: Hver transaksjon = debet + kredit

Selger-kolonnen viser selgers «regning» — hva han skylder (debet) og har til gode (kredit)
Kjøper-kolonnen viser kjøpers «regning» — hva han skylder (debet) og har til gode (kredit)
Utlegg-kolonnen viser faktiske utlegg meglerforetaket har hatt som skal dekkes inn
Klientkonto-kolonnen viser bevegelsen på den faktiske bankkontoen
Innbetaling fra kjøper: debet Klientkonto, kredit Kjøper
Utbetaling til selger: debet Selger, kredit Klientkonto

Systemet speiler det grunnleggende forhold at klientkontoen er et mellomledd. Penger kommer inn fra kjøper og skal ut til selger, panthaver, stat og meglerens driftskonto. Hver strøm må registreres to steder: på partens konto og på klientkontoen. Når handelen er fullført, skal alle kolonner summere til 0 — da er oppgjøret balansert.

Eksempel: Kjøper betaler inn og dokumentavgift trekkes

Kjøper betaler kr 4 308 104 til klientkontoen. Megleren betaler dokumentavgift kr 105 000 til Kartverket.

Bilag 1: Innbetaling fra kjøper

Kjøper (kredit): 4 308 104

Klientkonto (debet): 4 308 104

Kjøper «settes i pluss» på sin side, pengene er kommet inn på bank.

Bilag 2: Betaling av dokumentavgift

Kjøper (debet): 105 000

Klientkonto (kredit): 105 000

Dokumentavgiften belastes kjøper — det var hans avgift i kjøperoppstillingen.

Etter bilag 1 og 2 har kjøperkolonnen en netto kreditsaldo på kr 4 203 104, som speiler det kjøper har til gode utover dokumentavgiften. Det beløpet skal vanligvis videreføres som kjøpesum til selger. Legg merke til logikken: kolonnen til den som «får betalt for seg» debiteres, kolonnen til den som «betaler inn» krediteres. Klientkontoen følger pengestrømmen: debet når penger inn, kredit når penger ut.

Eksempel: Feilretting

Oppgjørsfullmektig har ved en feil belastet provisjon kr 170 000 på kjøpers konto i stedet for selgers. Rettelsen gjøres ved tilbakeføring og korrekt bokføring:

Bilag X (rettebilag): Tilbakeføring av feil

Kjøper (kredit): 170 000

Selger (debet): 170 000

Klientkontoen berøres ikke — det er kun en omfordeling mellom partene.

Feilretting gjøres aldri ved å stryke eller overskrive tidligere ført bilag. Bokføringsloven og god regnskapsskikk krever at rettelser er sporbare. Derfor bokføres et nytt rettebilag som nulliger eller korrigerer den opprinnelige feilen, med tydelig henvisning til bilagsnummeret som rettes. Dette er et hyppig eksamenstema: «Oppgjørsfullmektig har ført X feil — vis rettelsen.»

Utlegg-kolonnen brukes når meglerforetaket legger ut for noe som senere skal dekkes inn fra parten. For eksempel: megler bestiller grunnboksutskrift og betaler kartverkets gebyr kr 172. Dette føres som debet Utlegg, kredit Klientkonto. Når utlegget senere belastes kjøper, føres det som debet Kjøper, kredit Utlegg. Slik gjennomstrømmer utlegget ordnet i systemet.

Studieguide: Kundespesifikasjon og bilagsføring